Súčasný alebo bývalý zamestnanec, dodávateľ alebo blízka osoba zamestnanca spoločnosti Shell

V tomto oznámení sa uvádza, aké osobné údaje získavame, na aké účely a aké máte práva v tejto súvislosti.

Čoho sa týka toto oznámenie o ochrane súkromia?

Každý jednotlivec v rámci skupiny spoločností Shell („spoločnosť Shell“ alebo „my“ vo všetkých gramatických tvaroch) je zodpovedný za ochranu osobných údajov iných jednotlivcov v rámci spoločnosti Shell, ako aj osobných údajov našich zákazníkov, obchodných partnerov a dodávateľov.

Toto oznámenie o ochrane súkromia poskytuje informácie o osobných údajoch, ktoré spracúva skupina Shell vo vzťahu k jednotlivcom, ktorí sú alebo boli zamestnancami, stážistami alebo individuálnymi dodávateľmi skupiny Shell, ako aj blízkymi osobami jej zamestnancov („personál skupiny Shell“).

Pokiaľ ide o jednotlivých maloobchodných zákazníkov, členov vernostných programov spoločnosti Shell, návštevníkov webových stránok spoločnosti Shell alebo používateľov aplikácií spoločnosti Shell, prečítajte si oznámenie o ochrane súkromia - motoristi, vernostní zákazníci alebo odberatelia energií, používatelia aplikácie Shell a návštevníci našich webových stránok na adrese https://www.shell.sk/privacy/b2b-notice.html.

Informácie o osobách, ktoré sa uchádzajú o prácu v spoločnosti Shell alebo ktoré sa zúčastňujú výberového konania na určitú pozíciu alebo podstupujú hodnotenie, nájdete v oznámení o ochrane súkromia – uchádzač o zamestnanie v skupine Shell na adrese https://www.shell.sk/privacy/job-applicant-notice.html.

Tieto oznámenia sú k dispozícii aj na webových stránkach spoločnosti Shell v rôznych krajinách, v ktorých pôsobíme, v miestnych jazykoch a podľa potreby odrážajú miestne požiadavky.

Okrem tohto oznámenia o ochrane súkromia môžu osobitné oznámenia o ochrane súkromia a doplňujúce vyhlásenia o ochrane osobných údajov obsahovať ďalšie informácie o tom, ako spracúvame vaše osobné údaje v súvislosti s konkrétnymi procesmi oddelenia ľudských zdrojov (ako sú napríklad programy Open Resourcing, OneHealth IT a programy medzinárodnej mobility). V takom prípade vám takéto oznámenia o ochrane súkromia budú oznámené osobitne. Tieto oznámenia o ochrane súkromia sa môžu v jednotlivých krajinách, v ktorých pôsobíme, líšiť, aby odrážali miestne postupy a požiadavky príslušných právnych predpisov.

Toto oznámenie o ochrane súkromia vysvetľuje, aké osobné údaje sa o vás spracúvajú; prečo spracúvame vaše osobné údaje a na aké účely, ako dlho vaše osobné údaje uchovávame; ako získate prístup k svojim osobným údajom a ako ich môžete aktualizovať, ako aj možnosti, ktoré sa týkajú vašich osobných údajov, a kde hľadať ďalšie informácie.

Kategórie osobných údajov, ktoré o vás získavame.

Aké osobné údaje spracúvame? Získavanie informácií

Spracúvame osobné údaje potrebné na riadenie pracovného pomeru alebo iného pracovnoprávneho vzťahu, angažovanie dodávateľov a stážistov a poskytovanie výhod určitým blízkym osobám zamestnancov skupiny Shell.

Patria sem informácie o bydlisku, dátum narodenia, rodinný stav, informácie o mzdách a bankovom účte, informácie o výplatách a dávkach vrátane informácií o príjemcoch, tiesňové kontakty, informácie o pracovnej výkonnosti, informácie požadované na kontrolu toho, či máte právo vykonávať prácu v krajine/-ách, kde pôsobíte, a tiež všetky ďalšie informácie potrebné na riadenie pracovnoprávnych vzťahov, uzatvorenie a plnenie zmluvy s dodávateľmi a poskytovanie výhod určitým blízkym osobám zamestnancov skupiny Shell (ako napríklad tým blízkym osobám, ktoré sprevádzajú zamestnanca skupiny Shell počas jeho vyslania do zahraničia).

Citlivé osobné údaje

Spracúvame aj niektoré osobitné kategórie osobných údajov („citlivé osobné údaje“), ako sú údaje týkajúce sa zdravia jednotlivca, jeho rasového alebo etnického pôvodu, náboženského alebo filozofického presvedčenia, sexuálnej orientácie, politických názorov a členstva v odboroch. Tieto osobné údaje budeme spracúvať iba v prípade, že je to potrebné na účely dodržiavania právnych predpisov v oblasti zamestnávania a služieb zamestnanosti a sociálneho zabezpečenia, na účely stanovenia, uplatňovania alebo obrany nárokov, alebo ak je to potrebné na účely poskytovania poradenstva a podpory v rámci služieb na ochranu zdravia zamestnancov, posúdenia spôsobilosti zamestnanca vykonávať prácu, na ochranu životne dôležitých záujmov jednotlivca (napríklad v prípade núdze), ak je to potrebné z dôvodov verejného zdravia, alebo ak jednotlivec dal svoj výslovný súhlas.

Vaše osobné údaje budeme spracúvať iba vtedy, keď na to máme zákonný základ.

Prečo spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame:

• s cieľom splniť naše povinnosti konať v súlade s príslušnými právnymi predpismi a nariadeniami;
• na legitímne obchodné záujmy (napríklad riadenie výkonnosti s cieľom zabezpečiť, aby sme mali kvalifikovaný a kompetentný personál, alebo na účely ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci a zabezpečenia, aby sme sa uistili, že prístup do určitých priestorov alebo k majetku majú len na to oprávnení zamestnanci, na účely súdnych sporov a ochranu nárokov); alebo
• keď máme na to váš výslovný súhlas.

Upozorňujeme, že skupina Shell všeobecne nepožaduje súhlas personálu skupiny Shell na spracúvanie osobných údajov ani sa oň neopiera. Existujú však obmedzené okolnosti, keď je potrebný súhlas, ak to napríklad požadujú platné právne predpisy.

Osobné údaje, ktoré sa požadujú od personálu skupiny Shell, sú informácie, ktoré sú minimálne potrebné na plnenie požiadaviek vyplývajúcich z právnych predpisov a/alebo zmluvných požiadaviek, poskytnutie príležitostí na účasť v programoch alebo na poskytovanie výhod. Neposkytnutie požadovaných informácií môže mať negatívny vplyv na vašu schopnosť zotrvať v pracovnom pomere, na stáži alebo pôsobiť ako zmluvný dodávateľ, alebo zúčastniť sa na programe, prípadne získať výhodu.

V prípadoch, keď je spracúvanie založené na súhlase, máte právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas so spracúvaním, čo však neovplyvní zákonnosť ich spracúvania pred odvolaním vášho súhlasu. Odvolanie súhlasu však môže mať vplyv na trvanie práv a povinností vyplývajúcich z pracovnoprávneho alebo iného obdobného vzťahu so spoločnosťou Shell, možnosť zúčastniť sa na programe alebo získať výhodu.

Účely, na ktoré spracúvame vaše osobné údaje.

Na aké účely spracúvame vaše osobné údaje?

Osobné údaje, na ktoré sa vzťahuje toto oznámenie o ochrane súkromia, spracúvame na nasledujúce účely:

• ľudské zdroje, personálne riadenie, vykonávanie obchodných procesov, interné riadenie, vykazovanie pre manažment, organizačné analýzy a rozvoj – vrátane rozpočtového, finančného a organizačného plánovania, správy, náhrad, riadenia výkonnosti;
• zdravie, bezpečnosť a ochrana – vrátane ochrany života alebo zdravia personálu skupiny Shell, zdravia a bezpečnosti pri práci, ochrany majetku a personálu skupiny Shell, overovania stavu a prístupových práv jednotlivca; alebo
• dodržiavanie právnych a/alebo regulačných predpisov – vrátane dodržiavania právnych alebo regulačných požiadaviek.

Vaše osobné údaje môžeme spracúvať aj na sekundárny účel, keď s tým úzko súvisí, ako napríklad:

• uchovávanie, vymazávanie alebo anonymizácia vašich osobných údajov;
• predchádzanie podvodom, audity, vyšetrovania, riešenie sporov alebo poistenie zodpovednosti, uplatňovanie nárokov alebo obrana práv pred príslušnými orgánmi alebo súdmi; alebo
• štatistický, historický alebo vedecký výskum.

Monitoring

Všetky činnosti na IT zariadeniach skupiny Shell a/alebo pri pripojení k IT sieti skupiny Shell môžu byť monitorované na legitímne obchodné účely.

Všetci zamestnanci skupiny Shell dostanú prístupový preukaz, ktorý skupine Shell umožňuje zaznamenávať dátum, čas a miesta vstupu jednotlivcov do priestorov a prístupu k majetku skupiny Shell. Údaje z prístupu a bezpečnostných systémov sa používajú:

• na účely ochrany zdravia, bezpečnosti a zabezpečenia, na predchádzanie podvodom a na ochranu majetku spoločnosti Shell, personálu spoločnosti Shell a návštevníkov v priestoroch spoločnosti Shell;
• na zabezpečenie súladu s právnymi predpismi, a to najmä, ak príslušné právne predpisy vyžadujú poskytovanie informácií štátnym/regulačným úradom;
• na monitorovanie (na súhrnnom základe) počtu jednotlivcov vstupujúcich a pracujúcich v priestoroch spoločnosti Shell pre plánovanie ľudských zdrojov a nehnuteľného majetku; a
• v prípade dodávateľov (nie zamestnancov skupiny Shell) sa dátum a čas ich vstupu a výstupu z priestorov skupiny Shell použije na účely finančného riadenia a kontroly.

Väčšina našich priestorov a aktív je vybavená kamerovým systémom (CCTV). Použitie kamier na sledovanie bude na miestach ich inštalácie vyznačené. Kamery sa používajú na zaistenie ochrany zdravia a bezpečnosti pri práci a zabezpečenia, konkrétne ochrany majetku, zamestnancov a návštevníkov priestorov skupiny Shell. Všetky záznamy sa pravidelne odstraňujú, ak nesúvisia s udalosťami súvisiacimi s ochranou zdravia a bezpečnosti pri práci alebo zabezpečenia, s podozrením na trestnú činnosť alebo so spáchanou trestnou činnosťou, keď môžu byť prezerané internými vyšetrovacími tímami skupiny Shell a externe, ak to zákon požaduje, alebo ako to povoľujú orgány činné v trestnom konaní alebo iné oficiálne orgány.

Overovanie

Pravidelne vykonávame overovanie všetkých zamestnancov a dodávateľov s cieľom dodržiavať povinnosti vyplývajúce z príslušných právnych predpisov, chrániť majetok a zamestnancov/dodávateľov skupiny Shell a konkrétne zabezpečiť, aby mohla skupina Shell dodržiavať zákony týkajúce sa kontroly obchodu, boja proti praniu špinavých peňazí a/alebo podplácaniu a korupcii a ďalšie regulačné požiadavky. Toto overovanie sa uskutočňuje vzhľadom na verejne dostupné alebo štátom vydané sankčné zoznamy a porovnáva sa s informáciami, ktoré o vás skupina Shell vedie (napríklad v registri konfliktov záujmov − ďalšie informácie nájdete tu).

Žiadne osobné údaje získané prostredníctvom overovania nebudú zahŕňať profilovanie ani automatické rozhodovanie o vhodnosti zotrvania v pracovnom pomere, na stáži alebo v zmluvnom dodávateľskom stave.

Kto je zodpovedný za získané osobné údaje?

Spoločnosť SHELL Slovakia, s.r.o., so sídlom Einsteinova 23, Bratislava 851 01, IČO: 31 361 081 je zodpovedná za spracúvanie vašich osobných údajov (vrátane osobných údajov blízkych osôb) spolu so svojimi pridruženými spoločnosťami v rámci skupín spoločností Shell.

V prípade jednotlivých zmluvných dodávateľov spoločnosť v rámci skupiny Shell, ktorá si zmluvne zabezpečila vaše služby, a to výhradne alebo spoločne so svojimi pridruženými spoločnosťami v rámci skupiny spoločností Shell, a s vašou externou zmluvnou/zamestnávateľskou spoločnosťou/agentúrou.

Komu poskytujeme vaše osobné údaje?

Komu poskytujeme osobné údaje?

Vaše osobné údaje sú spracúvané výhradne na vyššie uvedené účely a budú sa poskytovať len v prípade potreby:

• iným spoločnostiam v rámci skupiny spoločností Shell vrátane spoločností, ktoré sa môžu nachádzať mimo vašej polohy;
• splnomocneným zástupcom tretej strany, poskytovateľom služieb, externým audítorom a/alebo subdodávateľom spoločnosti Shell; a
• príslušným verejným orgánom, orgánom štátnej správy, regulačným alebo daňovým úradom, ak je to potrebné, aby sme splnili povinnosť vyplývajúcu z právnych predpisov, ktorými sa riadi príslušná spoločnosť/spoločnosti Shell, alebo ako to umožňujú príslušné právne predpisy; alebo
• každej osobe, na ktorú spoločnosť Shell navrhuje previesť niektoré zo svojich práv a/alebo povinností.

Vaše osobné údaje môžu byť prenášané mimo vašej krajiny pod podmienkou zachovania primeraných bezpečnostných opatrení.

Prenos vašich osobných údajov do iných krajín

Ak sa vaše osobné údaje prenášajú na spoločnosti v rámci skupiny Shell a/alebo na oprávnené tretie strany so sídlom mimo vašej krajiny, potom prijímame príslušné organizačné, zmluvné a právne opatrenia, ktoré zabezpečia, že vaše osobné údaje budú výhradne spracúvané na vyššie uvedené účely a bude zabezpečená primeraná úroveň ich ochrany. Medzi tieto opatrenia patria záväzné vnútropodnikové pravidlá pre prenosy medzi skupinou Shell a spoločnosťami Shell v Európskej unii, mechanizmy schválené Európskou komisiou pre prenosy osobných údajov do tretích krajín ako aj akékoľvek ďalšie požiadavky vyplývajúce z právnych predpisov platných a účinných v konkrétnej krajine. Kópiu záväzných vnútropodnikových pravidiel spoločnosti Shell nájdete na adrese https://www.shell.sk/privacy.html alebo napíšte na adresu privacy-office-SI@shell.com.

Skupina Shell sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje.

Bezpečnosť vašich osobných údajov

Implementovali sme technológie a zásady s cieľom chrániť vaše súkromie pred neoprávneným prístupom a používaním a tieto opatrenia budeme priebežne aktualizovať s príchodom nových technológií.

Spoločnosť Shell vaše osobné údaje uchováva iba po stanovený čas.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Všetky informácie vrátane osobných údajov sú spravované v súlade s normami skupiny Shell pre správu informácií a záznamov a bezpečne odstránené, ak už nie sú potrebné na plnenie legitímnych obchodných účelov alebo právnych/regulačných účelov.

S niektorými výnimkami, ktoré sú potrebné na plnenie miestnych právnych požiadaviek:

• informácie obsiahnuté v osobných spisoch sa uchovávajú najviac 10 rokov po skončení pracovnoprávneho vzťahu;
  
• informácie týkajúce sa dôchodkových dávok sa uchovávajú najviac 99 rokov od začiatku zamestnania;
• všetky osobné údaje získané ako súčasť overovania vzhľadom na verejne prístupné alebo štátom vydané sankčné zoznamy a mediálne zdroje sa uchovávajú najviac 15 rokov po svojom prvom získaní;
• mená, dátum, čas a miesta prístupu všetkých osôb, ktoré vstupujú do priestorov skupiny Shell, sa uchovávajú 3 roky od každého prístupu;
• v prípade, že bol jednotlivec prepustený alebo bola jeho zmluva ukončená kvôli vážnemu porušeniu jeho povinností vrátane porušenia zásad Shell Life Saving Rules alebo porušenia Kódexu správania skupiny Shell, budú informácie uchovávané až 30 rokov po skončení príslušného právneho vzťahu.

Vo všetkých prípadoch môžu byť informácie uchovávané na a) dlhšie obdobie, ak na to existuje právny alebo regulačný dôvod (v takom prípade budú vymazané, ak už nie sú potrebné na plnenie tohto právneho alebo regulačného účelu) alebo b) kratšie obdobie, ak ste namietali voči spracúvaniu svojich osobných údajov a žiaden legitímny obchodný účel na ich uchovanie už neexistuje.

Vaše práva a ako ich uplatňovať.

Vaše práva vo vzťahu k vašim osobným údajom

Naším cieľom je uchovať o vás čo najpresnejšie informácie. Môžete požiadať o:

• prístup k svojim osobným údajom;
• opravu alebo vymazanie svojich osobných údajov (ale iba v prípade, že už nie sú potrebné na legitímne obchodné účely);
• obmedzenie spracúvania svojich osobných údajov; a/alebo
• získanie osobných údajov, ktoré ste poskytli skupine Shell v štruktúrovanej a digitálnej podobe, a ich prenos inej strane, ak je to technicky možné.

Jednotlivci, ktorí majú prístup k službe HR Online, môžu získať prístup k svojim osobným údajom prostredníctvom: https://hronline.shell.com/,

prípadne kontaktujte svojho miestneho poradcu v oblasti ľudských zdrojov. Ak ste dodávateľ, mali by ste hovoriť so svojou externou zmluvnou/zamestnávateľskou spoločnosťou/agentúrou. V prípade bývalých zamestnancov alebo závislých osôb sa obráťte na privacy-office-SI@shell.com.

Na koho sa môžete obrátiť, ak máte otázku, obavy alebo sťažnosť týkajúcu sa svojich osobných údajov?

Ak máte akékoľvek problémy, otázky alebo sťažnosti týkajúce sa spracúvania svojich osobných údajov, môžete sa obrátiť na Privacy-Office-SI@shell.com.

Môžete sa tiež obrátiť na zodpovednú osobu skupiny Shell zo spoločnosti Shell International B.V. v Haagu v Holandsku − obchodný register č. 27155369, na korešpondenčnej adrese: PO Box 162, 2501 AN, Haag.

Ak nie ste spokojní so spracúvaním svojich osobných údajov zo strany skupiny Shell, máte právo podať sťažnosť príslušnému miestnemu úradu pre ochranu údajov. V Slovenskej republike je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika. Môžete sa tiež obrátiť na Úrad na ochranu údajov Holandského kráľovstva, so sídlom na adrese Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Holandsko. Ďalšie informácie nájdete na stránke https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

Toto oznámenie o ochrane osobných údajov sa priebežne aktualizuje.

Zmeny v tomto oznámení o ochrane súkromia

Toto oznámenie o ochrane súkromia sa môže v priebehu času meniť. Odporúčame vám pravidelne sledovať toto oznámenie o ochrane súkromia, či neobsahuje možné zmeny. Toto oznámenie o ochrane súkromia bolo naposledy aktualizované v máji 2022.