Súčasný alebo bývalý zamestnanec, dodávateľ alebo blízka osoba zamestnanca spoločnosti Shell

Čoho sa týka toto Oznámenia o ochrane súkromia?

Informácie pre jednotlivcov, ktorí sú alebo boli zamestnancami v pracovnoprávnom vzťahu, stážistami alebo individuálnymi dodávateľmi, ako aj blízkymi osobami zamestnancov spoločnosti Shell.

Toto Oznámenie o ochrane súkromia poskytuje informácie o osobných údajoch, ktoré spracúva spoločnosť Shell vo vzťahu k jednotlivcom, ktorí sú alebo boli jej zamestnancami v pracovnoprávnom vzťahu, stážistami alebo individuálnymi dodávateľmi, ako aj blízkymi osobami jej zamestnancov („zamestnanci Shell“). Pre zamestnancov Shell, ktorí vystupujú vo vzťahu k Shell tiež v pozícii koncových zákazníkov alebo používateľov aplikácie alebo webových stránok spoločností Shell, v akomkoľvek inom postavení ako zamestnanec Shell, prosíme, pozrite si príslušné Oznámenie o ochrane súkromia - motorista, vernostný zákazník, používateľ aplikácie Shell na www.shell.sk/privacy. Jednotlivci, ktorí sa uchádzajú o zamestnanie, zúčastňujú sa výberového konania alebo podstupujú (pracovné) hodnotenie spoločnosťou zo skupiny Shell v súvislosti s pracovnou ponukou, prosíme, pozrite si Oznámenie o ochrane súkromia – uchádzač o zamestnanie na www.shell.sk/privacy.html.

Toto Oznámenie o ochrane súkromia musí byť vždy v súlade s platnými a účinnými právnymi predpismi príslušnej krajiny.

Toto Oznámenie o ochrane súkromia poskytuje informácie o tom, aké osobné údaje sa spracúvajú, na aké účely, ako dlho sa osobné údaje uchovávajú, ako získať prístup k svojim osobným údajom a ako aktualizovať Vaše osobné údaje a kde môžete získať ďalšie informácie.

Rovnako ako toto Oznámenie o ochrane súkromia aj ďalšie oznámenia o ochrane súkromia vysvetľujú, ako spracúvame osobné údaje vo vzťahu ku konkrétnym procesom v oblasti ľudských zdrojov (ako sú programy Open Resourcing, OneHealth IT a Medzinárodná mobilita), rovnako ako aj prípadne ďalšie miestne oznámenia o ochrane súkromia v krajinách, v ktorých pôsobíme, zohľadňujú miestne postupy a zákonné požiadavky.

Aké osobné údaje spracúvame?

Spracúvame osobné údaje potrebné na realizáciu pracovnoprávneho vzťahu, uzatváranie zmluvných vzťahov s dodávateľmi a stážistami a poskytovanie benefitov niektorým blízkym osobám zamestnancov Shell.

Patria sem osobné kontaktné údaje (napr. meno, priezvisko, bydlisko), dátum narodenia, rodinný stav, informácie o mzde a bankovom účte, informácie o výplate a benefitoch vrátane informácií o ich príjemcoch, tiesňové kontakty, informácie o pracovnej výkonnosti a všetky ďalšie informácie potrebné na realizáciu pracovnoprávnych vzťahov, uzatváranie zmlúv s dodávateľmi a poskytovanie výhod určitým blízkym osobám zamestnancov Shell (napríklad tým blízkym osobám, ktoré sprevádzajú zamestnanca Shell počas jeho vyslania do zahraničia).

Citlivé osobné údaje

Spracúvame aj niektoré osobitné kategórie osobných údajov („citlivé osobné údaje“), ako sú údaje týkajúce sa zdravotného stavu jednotlivca, jeho rasového alebo etnického pôvodu, náboženského alebo filozofického presvedčenia, sexuálnej orientácie, politických názorov a členstva v odborových organizáciách, avšak iba v prípadoch, kedy je to nevyhnutné na účely dodržiavania zákonov v oblasti pracovného práva, práva sociálneho zabezpečenia a sociálnej ochrany, ak je to nevyhnutné na účely poskytovania preventívneho alebo pracovného lekárstva, posúdenia pracovnej spôsobilosti zamestnanca, ochrany životne dôležitých záujmov jednotlivca (napríklad v prípade núdze), a z dôvodov zabezpečenia verejného záujmu v oblasti verejného zdravia, alebo ak jednotlivec s týmto vyjadril výslovný súhlas .

Na aké účely spracúvame Vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje môžeme spracúvať:

na plnenie našich záväzkov vyplývajúcich z právnych predpisov,
na účely oprávnených záujmov spoločnosti Shell (napríklad posudzovanie plnenia pracovných úloh s cieľom zabezpečiť, aby sme mali kvalifikovaných a kompetentných zamestnancov, alebo za účelom ochrany zdravia, bezpečnosti a zaistenia zabezpečenia, aby sme sa uistili, že prístup do určitých priestorov alebo k majetku majú len oprávnení zamestnanci); alebo
ak na to máme Váš výslovný súhlas.

Prosíme, vezmite na vedomie, že spoločnosť Shell všeobecne nepožaduje súhlas zamestnancov spoločnosti Shell na spracúvanie osobných údajov, ani sa naň nespolieha. Napriek tomu sa však niekedy vyskytujú prípady, kedy sa vyžaduje súhlas, napríklad ak to vyžadujú príslušné miestne právne predpisy vrátane spracúvania citlivých osobných údajov.

Osobné údaje, ktoré sa požadujú od zamestnancov spoločnosti Shell, sú minimom, ktoré je potrebné na plnenie právnych a/alebo zmluvných záväzkov a na poskytnutie príležitostí zúčastniť sa na jednotlivých programoch alebo na poskytovanie benefitov. Ak nám neposkytnete požadované informácie, môže to mať negatívny vplyv na plnenie záväzkov z pracovnoprávneho vzťahu, stáži alebo na pôsobenie ako zmluvného dodávateľa, prípadne to môže ovplyvniť Vašu účasť na programe, prípadne získanie benefitu.

V prípadoch, keď je spracúvanie založené na súhlase, máte právo kedykoľvek odvolať takto udelený súhlas na spracúvanie. Odvolanie súhlasu však neovplyvní zákonnosť spracúvania osobných údajov pred odvolaním Vášho súhlasu. Odvolanie súhlasu však môže mať vplyv na Vašu účasť na programe alebo možnosti získať benefit.

Monitoring

Všetky činnosti na IT zariadeniach spoločnosti Shell a/alebo Vaše aktivity, pokiaľ ste pripojení k IT sieti spoločnosti Shell, môžu byť monitorované za účelom oprávneného záujmu spoločnosti Shell. Ďalšie informácie nájdete v pravidlách na osobné používanie IT zariadení na http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Všetci zamestnanci spoločnosti Shell dostanú prístupovú kartu, ktorá skupine Shell umožňuje zaznamenávať dátum, čas a miesta vstupu jednotlivcov do priestorov a k majetku spoločnosti Shell. Údaje z prístupových a bezpečnostných systémov sa používajú:

na zabezpečenie ochrany zdravia a bezpečnosti a zaistenie zabezpečenia, a to hlavne z dôvodu ochrany majetku a zamestnancov spoločnosti Shell a návštevníkov v priestoroch spoločnosti Shell,
za účelom dodržiavania právnych predpisov, konkrétne v prípadoch, kde miestny právny predpis upravuje poskytovanie informácií o návštevníkoch priestorov spoločnosti Shell orgánom verejnej moci,
na monitorovanie (na agregovanom základe) počtu osôb, ktoré vstupujú do priestorov skupiny Shell a pracujú v nej za účelom plánovania ľudských zdrojov a správy nehnuteľného majetku a
v prípade dodávateľov (nie zamestnancov skupiny Shell) sa dátum a čas ich vstupu do priestorov skupiny Shell a ich opustenia používa na výpočet odmeny a kontrolu dodávateľov.

Niektoré priestory sú monitorované priemyselnými kamerami (CCTV). Miesta, ktoré sú monitorované priemyselnými kamerami, budú vyznačené. Priemyselné kamery sa používajú na zabezpečenie ochrany zdravia a bezpečnosti a zaistenie zabezpečenia, a to hlavne z dôvodu ochrany majetku a zamestnancov spoločnosti Shell a návštevníkov v priestoroch spoločnosti Shell. Všetky vyhotovené záznamy sa pravidelne likvidujú, ak nedošlo k incidentu, ktorý súvisí s ochranou zdravia a bezpečnosti alebo zaistenia zabezpečenia, s podozrením zo spáchania trestného činu alebo so spáchaním trestného činu, kedy môžu byť záznamy prezerané internými vyšetrovacími tímami spoločnosti Shell a externe, ak to ustanovuje zákon, alebo ak to povoľujú orgány činné v trestnom konaní alebo iné orgány verejnej moci.

Overovanie

Za účelom plnenia zákonných a kontrolných povinností, ochrany majetku zamestancov a dodávateľov spoločnosti Shell a predovšetkým za účelom zabezpečenia súladu s právnymi predpismi o kontrole obchodu, ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a boji proti korupcii a za účelom plnenia ďalších požiadaviek stanovených právnymi predpismi alebo záväznými rozhodnutiami príslušných orgánov, pravidelne vykonávame overovanie všetkých našich zamestnancov a dodávateľov. V rámci tohto overovania sú využívané verejne dostupné alebo štátnymi orgánmi vydané zoznamy sankcionovaných subjektov a sú porovnávané s informáciami, ktoré o Vás skupina Shell uchováva (napríklad v registri konfliktov záujmov, tzv. Conflict of Interest register − ďalšie informácie nájdete tu). Žiadne osobné údaje získané prostredníctvom overovania nebudú mať za následok žiadne automatizované rozhodovanie o vhodnosti pre ďalšie zamestnanie, stáž alebo iný zmluvný vzťah.

Kto je zodpovedný za získané osobné údaje?

Spoločnosť SHELL Slovakia, s.r.o., so sídlom Einsteinova 23, 851 01 Bratislava, IČO: 31 361 081, je prevádzkovateľom, ktorý spracúva Vaše osobné údaje. V niektorých prípadoch môže byť prevádzkovateľom spoločne aj so spoločnosťou Shell International BV, registrovanou v Holandsku s identifikačným číslom 27155369 a sídlom na adrese Carel van Bylandtlaan 30, 2596 HR Haag, Holandské kráľovstvo alebo s inou spoločnosťou skupiny Shell.

V prípade dočasného zamestnávania v spoločnosti Shell je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov rovnako Váš zamestnávateľ, resp. agentúra dočasného zamestnávania.

S kým zdieľame osobné údaje?

Vaše osobné údaje sú spracúvané výhradne na vyššie uvedené účely (alebo pre iné účely, ktoré sú zlučiteľné s účelmi, na ktoré boli osobné údaje pôvodne získané, ako je napríklad ich uchovávanie) a budú sa zdieľať len v prípade nevyhnutej potreby s:

ďalšími spoločnosťami v rámci skupiny spoločností Shell vrátane tých, ktoré sa môžu nachádzať mimo Vašej krajiny a Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP),
oprávnenými zástupcami, ktorí sú tretími osobami, poskytovateľmi služieb a/alebo subdodávateľmi skupiny Shell a
príslušným orgánom verejnej moci, štátnym, kontrolným alebo daňovým úradom, ak je to potrebné za účelom splnenia povinnosti, ktorá vyplýva z právnych predpisov alebo záväzného rozhodnutia, ktorých adresátom je spoločnosť/spoločnosti Shell, alebo ak to povoľujú právne predpisy platné a účinné v konkrétnej krajine.

Prenosy osobných údajov

Ak sa osobné údaje prevádzajú spoločnostiam v rámci skupiny Shell a/alebo oprávneným zástupcom, ktorí sú tretími osobami, poskytovateľom služieb a/alebo subdodávateľom, ktorí sa môžu nachádzať vo Vašej krajine alebo inde (vrátane krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru), prijímame príslušné organizačné, zmluvné a právne opatrenia, ktoré zabezpečia, že Vaše osobné údaje budú výhradne spracúvané na vyššie uvedené účely a bude zabezpečená primeraná úroveň ich ochrany. Tieto opatrenia zahŕňajú záväzné vnútropodnikové pravidlá pre prenosy osobných údajov v rámci skupiny Shell a mechanizmy schválené Európskou komisiou pre prenosy osobných údajov do tretích krajín, ktoré nie sú považované za krajiny zaručujúce primeranú úroveň ochrany údajov, ako aj akékoľvek ďalšie požiadavky vyplývajúce z právnych predpisov platných a účinných v konkrétnej krajine. O kópiu vyššie uvedených pravidiel môžete požiadať na adrese privacy-office-SI@shell.com.

Bezpečnosť Vašich osobných údajov

Vzhľadom na povahu skupiny Shell môžu byť Vaše osobné údaje a údaje Vašich blízkych osôb prenesené do iných krajín. V prípade, že k tomu dôjde, podnikáme kroky, aby sme zabezpečili neustálu ochranu Vašich práv na ochranu osobných údajov, ako aj práv Vašich blízkych osôb, v súlade so záväznými vnútropodnikovými pravidlami skupiny Shell a príslušnými právnymi predpismi.

Implementovali sme technológiu a zásady s cieľom chrániť Vaše súkromie pred neoprávneným prístupom a používaním a tieto opatrenia budeme priebežne aktualizovať v prípade dostupnosti nových technológií.

Ako dlho uchovávame osobné údaje?

Všetky informácie vrátane osobných údajov sú spravované v súlade so štandardmi skupiny Shell pre správu informácií a záznamov a bezpečne vymazané, ak už nie sú potrebné na plnenie oprávnených záujmov alebo za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z právnych predpisov alebo záväzných rozhodnutí príslušných orgánov.

Ak príslušné právne predpisy nestanovujú inak:

informácie obsiahnuté v osobných spisoch sa uchovávajú po dobu najviac 10 rokov po skončení pracovného pomeru alebo iného pracovnoprávneho vzťahu,
informácie obsiahnuté v mzdových listoch sa uchovávajú najviac 99 rokov od vzniku pracovného pomeru alebo iného pracovnoprávneho vzťahu,
všetky osobné údaje zhromaždené ako súčasť overovania vzhľadom na verejne prístupné alebo štátom vydané zoznamy sankcionovaných subjektov a medializované zdroje sa uchovávajú najviac 15 rokov po ich prvom získaní.
mená, dátumy, časy a miesta prístupu všetkých osôb, ktoré vstupujú do priestorov skupiny Shell, sa uchovávajú 3 roky od každého takéhoto vstupu,
v prípade, že s jednotlivcom bol skončený pracovný pomer alebo iný pracovnoprávny vzťah z dôvodu závažného porušenia pracovnej disciplíny alebo z iného závažného dôvodu, vrátane porušenia zásad Shell Life Saving Rules alebo porušenia Etického kódexu skupiny Shell, budú informácie uchovávané až po dobu 30 rokov po skončení pracovného pomeru alebo iného pracovnoprávneho vzťahu.

Vo všetkých prípadoch môžu byť osobné údaje uchovávané a) po dlhšiu dobu, ak na to existuje dôvod vyplývajúci z právnych predpisov (v takom prípade budú osobné údaje vymazané, keď prestanú byť potrebné na plnenie stanoveného účelu), alebo b) kratšiu dobu, ak ste Vy alebo Vaša blízka osoba namietali voči spracúvaniu osobných údajov a žiadny legitímny účel pre ich uchovanie už neexistuje.

Ďalšie informácie v súvislosti so správou záznamov skupiny Shell (tzv. Shell Group Records management) vrátane miestnych úprav, nájdete na:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Ako môžem získať prístup k osobným údajom, ktoré sa ma týkajú?

Naším cieľom je uchovať o Vás čo najviac správne informácie. Máte právo na prístup k osobným údajom, ktoré sa Vás týkajú, môžete požiadať o opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa Vás (ale len vtedy, ak už tieto údaje nie sú potrebné na legitímne účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali) a o obmedzenie ich spracúvania. Jednotlivci, ktorí majú prístup k službe HR Online, môžu získať prístup k svojim osobným údajom prostredníctvom:

https://hronline.shell.com/

,

prípadne, prosíme, kontaktujte svojho miestneho poradcu v oblasti ľudských zdrojov. Ak ste dodávateľom alebo dočasne prideleným zamestnancom, mali by ste komunikovať s Vaším zamestnávateľom alebo agentúrou dočasného zamestnávania, ktorá Vás na výkon práce k spoločnosti Shell dočasne pridelila.

Koho môžem kontaktovať na získanie ďalších informácií?

Ďalšie informácie nájdete na domovskej stránke o ochrane osobných údajov:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

Ak máte akékoľvek problémy, otázky alebo sťažnosti týkajúce sa spracúvania Vašich osobných údajov, prosíme, kontaktujte nás na adrese Privacy-Office-SI@shell.com alebo sa obráťte na zodpovednú osobu skupiny Shell, ktorou je vedúci oddelenia ochrany osobných údajov skupiny Shell v spoločnosti Shell International B.V. Haag, Holandské kráľovstvo − obchodný register č. 27155369, na korešpondenčnej adrese: Attn.: Chief Privacy Officer, Shell International B.V. Haag, PO Box 162, 2501 AN, Haag.

[7] alebo e-mailom na [6][7][8]privacy-office-SI@shell.com[9].[10]

Ak nie ste spokojný so spracúvaním Vašich osobných údajov zo strany skupiny Shell, máte právo podať sťažnosť svojmu vlastnému dozornému orgánu na ochranu údajov. V Slovenskej republike je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27. Môžete sa tiež obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov Holandského kráľovstva, so sídlom Prins Clauslaan 60, 2595 AJ Haag, Holandské kráľovstvo. Ďalšie informácie nájdete na stránke https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en.

V prípade, ak chcete získať kontaktné údaje zodpovednej osoby určenej niektorou spoločnosťou Shell v konkrétnej krajine (ak takáto osoba bola určená) alebo údaje o miestnom dozornom orgáne, prosíme, pozrite si miestne oznámenia o ochrane súkromia, ktoré sa vzťahujú k tejto konkrétnej krajine. Prípadne Vám tieto kontaktné údaje, ak sú dostupné, poskytneme bezodkladne na základe Vašej žiadosti, ktorú nám môžete zaslať prostredníctvom Privacy-Office-SI@shell.com.